w Polsce w 2025 roku może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza w obliczu dynamicznie zmieniających się przepisów. Jednak dzięki tzw. specustawie, proces ten został znacząco uproszczony dla wielu osób. Ten kompleksowy przewodnik krok po kroku wyjaśni Ci, jakie zasady obowiązują i jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy, minimalizując ryzyko błędów i kar. Jest to niezbędna lektura dla każdego pracodawcy i specjalisty HR, który chce działać zgodnie z prawem i efektywnie budować swój zespół.
Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce kluczowe zasady i uproszczona procedura
- Legalność pobytu obywateli Ukrainy objętych specustawą została przedłużona do 30 września 2025 roku.
- Dla osób objętych specustawą obowiązuje uproszczona procedura zatrudnienia, niewymagająca zezwolenia na pracę.
- Kluczowe jest posiadanie numeru PESEL z adnotacją "UKR" oraz powiadomienie urzędu pracy w ciągu 14 dni od podjęcia pracy.
- Pracodawca ma obowiązek zweryfikować legalność pobytu pracownika i przetłumaczyć umowę na język zrozumiały dla niego.
- Zgłoszenie pracownika do ZUS musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
- Niewywiązanie się z obowiązków grozi wysokimi grzywnami, nawet do 30 000 zł.
Aktualne przepisy dotyczące zatrudniania obywateli Ukrainy w 2025 roku
Podstawą prawną, która reguluje zatrudnianie obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, jest specjalna ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Często określamy ją mianem "specustawy". Jej kluczowym założeniem jest uproszczenie procedur zatrudnienia dla tych osób. Oznacza to, że w wielu przypadkach nie potrzebujesz już tradycyjnego zezwolenia na pracę ani nawet oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. To ogromne ułatwienie, które pozwala szybciej włączyć nowych pracowników do zespołu.
Legalny pobyt przedłużony do 30 września 2025 jakie to ma znaczenie dla Ciebie jako pracodawcy?
Ważna informacja dla wszystkich pracodawców: legalność pobytu obywateli Ukrainy, którzy są objęci działaniem specustawy, została przedłużona. Obecnie mogą oni przebywać w Polsce legalnie aż do 30 września 2025 roku. Dla Ciebie oznacza to, że możesz kontynuować zatrudnianie tych osób w ramach uproszczonej procedury przez dłuższy czas, bez konieczności martwienia się o wygasające pozwolenia czy potrzebę uzyskiwania nowych dokumentów. To stabilność, której potrzebuje każdy biznes.
Kogo dotyczy uproszczona procedura, a kto musi starać się o zezwolenie na pracę?
Uproszczona procedura zatrudnienia jest dostępna przede wszystkim dla tych obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 roku i których pobyt jest legalny na mocy wspomnianej specustawy. Najczęściej potwierdza to posiadanie numeru PESEL z charakterystyczną adnotacją "UKR".
Jeśli natomiast kandydat z Ukrainy przebywał w Polsce już wcześniej, przed datą 24 lutego 2022 roku, lub z jakichkolwiek powodów nie jest objęty specustawą, zazwyczaj obowiązują go ogólne zasady dotyczące zatrudniania cudzoziemców. W takich sytuacjach będziesz musiał wystąpić o tradycyjne zezwolenie na pracę lub złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.
Uproszczona procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy przewodnik krok po kroku
Pierwszym i absolutnie kluczowym krokiem, zanim jeszcze złożysz komukolwiek ofertę pracy, jest weryfikacja legalności pobytu kandydata. Bez tego nie możesz skorzystać z uproszczonej procedury. Upewnij się, że Twój przyszły pracownik spełnia wymogi specustawy. Najczęściej potwierdza to posiadanie numeru PESEL z adnotacją "UKR". Dodatkowo, warto poprosić o dokument potwierdzający legalny wjazd do Polski po 24 lutego 2022 roku zazwyczaj jest to odpowiedni stempel w paszporcie.
Numer PESEL z adnotacją "UKR" dlaczego jest tak istotny w całym procesie?
Numer PESEL z adnotacją "UKR" to nie tylko identyfikator. Jest to kluczowy dowód potwierdzający status pobytowy Twojego kandydata na podstawie specustawy. Bez tego numeru, nie możesz skorzystać z uproszczonej procedury zatrudnienia. Ponadto, PESEL służy jako podstawowy identyfikator podatkowy dla tej osoby w Polsce, co jest niezbędne do poprawnego rozliczenia podatków i składek.
Powiadomienie urzędu pracy przez portal praca.gov.pl masz na to tylko 14 dni!
Po podpisaniu umowy z obywatelem Ukrainy objętym specustawą, masz dokładnie 14 dni od dnia podjęcia przez niego pracy na złożenie powiadomienia. Musisz to zrobić elektronicznie, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Jest to obowiązek pracodawcy, którego niedopełnienie może skutkować sankcjami. Pamiętaj o tym terminie jest on bezwzględny.
Umowa o pracę czy umowa zlecenie? Co musisz zawrzeć w umowie i dlaczego tłumaczenie jest obowiązkowe?
Zatrudnienie obywatela Ukrainy objętego specustawą powinno odbywać się na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia), zawartej w formie pisemnej. Niezależnie od rodzaju umowy, musisz zapewnić, że wynagrodzenie pracownika nie będzie niższe niż obowiązująca w danym roku płaca minimalna. Co niezwykle ważne, umowa musi zostać przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika. Jest to Twój bezwzględny obowiązek, mający na celu zapewnienie, że pracownik w pełni rozumie swoje prawa i obowiązki.
Zgłoszenie do ZUS nie zapomnij o tym 7-dniowym terminie
Po zatrudnieniu pracownika, kolejnym ważnym krokiem jest zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia przez niego pracy. Pamiętaj, że terminowe zgłoszenie jest kluczowe dla zapewnienia pracownikowi ochrony ubezpieczeniowej i uniknięcia potencjalnych problemów.
Dokumenty niezbędne do zatrudnienia obywatela Ukrainy
Aby legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy objętego specustawą, pracownik powinien przedstawić Ci następujące dokumenty:
- Dokument potwierdzający tożsamość: Najczęściej jest to paszport biometryczny.
- Numer PESEL z adnotacją "UKR": Jak już wspominałem, jest to kluczowy identyfikator potwierdzający status pobytowy.
- Dokument potwierdzający legalny wjazd do Polski po 24 lutego 2022 r.: Zazwyczaj jest to stempel w paszporcie, który świadczy o dacie przekroczenia granicy.
Dane firmy potrzebne do zgłoszenia online
Podczas wypełniania formularza powiadomienia o zatrudnieniu na portalu praca.gov.pl, będziesz potrzebował kilku podstawowych danych dotyczących Twojej firmy:
- Pełna nazwa firmy.
- Numer identyfikacyjny firmy (np. NIP, REGON).
- Adres siedziby firmy.
- Dane osoby odpowiedzialnej za zatrudnienie (imię, nazwisko, stanowisko).
- Dane kontaktowe firmy (numer telefonu, adres e-mail).
Zatrudnienie obywateli Ukrainy przebywających w Polsce przed 24 lutego 2022 roku
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku obywateli Ukrainy, którzy legalnie przebywali w Polsce jeszcze przed 24 lutego 2022 roku i nie są objęci specustawą. Dla nich obowiązują standardowe procedury dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Oznacza to, że zazwyczaj konieczne jest uzyskanie dla nich zezwolenia na pracę lub złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, w zależności od sytuacji i rodzaju wykonywanej pracy.
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy alternatywa dla zezwolenia?
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jest jedną z form legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, którzy nie podlegają specustawie. Jest to zazwyczaj prostsza i szybsza procedura niż uzyskiwanie zezwolenia na pracę. Jednakże, należy pamiętać, że ta opcja nie dotyczy obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r. i są objęci uproszczoną procedurą. Dla nich obowiązują zasady opisane wcześniej.
Unikaj najczęstszych błędów pracodawców i związanych z nimi kar
Jednym z najpoważniejszych błędów, jakie możesz popełnić jako pracodawca, jest brak weryfikacji legalności pobytu pracownika. Jeśli zatrudnisz osobę, która nie ma prawa do pracy w Polsce na uproszczonych zasadach, ryzyko jest ogromne. Może to zostać uznane za nielegalne zatrudnienie, co prowadzi do bardzo wysokich kar finansowych.
Przekroczenie terminu 14 dni na powiadomienie jakie są konsekwencje?
Niedotrzymanie 14-dniowego terminu na powiadomienie właściwego urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy również stanowi naruszenie przepisów. Choć może wydawać się to drobnym uchybieniem, organy kontrolne traktują je poważnie. Konsekwencją może być nałożenie mandatu lub grzywny, co obciąży Twój budżet firmy.
Niezgodność warunków pracy z treścią powiadomienia na co uważać?
Musisz również uważać na to, aby faktyczne warunki pracy Twojego ukraińskiego pracownika były zgodne z tym, co zostało zgłoszone do urzędu pracy. Dotyczy to przede wszystkim stanowiska pracy, wymiaru czasu pracy oraz wysokości wynagrodzenia. Jakiekolwiek rozbieżności mogą zostać uznane za próbę obejścia przepisów i stanowić podstawę do nałożenia kar.
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców co musisz wiedzieć?
Pamiętaj, że legalność zatrudnienia cudzoziemców jest regularnie kontrolowana. Głównymi organami odpowiedzialnymi za te działania są Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Straż Graniczna (SG). Podczas kontroli mogą oni sprawdzać zarówno dokumenty pracownika, jak i Twoje jako pracodawcy, a także warunki pracy panujące w firmie. Warto być przygotowanym.
Jak przygotować się do kontroli, by przejść ją bezproblemowo?
Aby kontrola przebiegła sprawnie i bezproblemowo, musisz przede wszystkim zadbać o porządek w dokumentacji. Oto kilka kluczowych wskazówek:
- Komplet dokumentów: Upewnij się, że posiadasz wszystkie wymagane dokumenty pracownika (paszport, PESEL z "UKR", potwierdzenie wjazdu) oraz Twoje firmowe (umowa, potwierdzenie powiadomienia urzędu pracy).
- Zgodność warunków pracy: Sprawdź, czy faktyczne warunki pracy są zgodne z tym, co zostało zawarte w umowie i zgłoszone do urzędu pracy.
- Terminowość: Upewnij się, że wszystkie obowiązki (powiadomienie urzędu pracy, zgłoszenie do ZUS) zostały wykonane w ustawowych terminach.
Pamiętaj, że nielegalne zatrudnienie lub niedopełnienie obowiązków przez pracodawcę może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości do 30 000 zł. Dlatego tak ważne jest, aby działać zgodnie z prawem.
Przeczytaj również: Umowa Zlecenie: Koszt Pracodawcy (Brutto + Składki ZUS) - Kalkulator
Podsumowanie kluczowych informacji i Twoje kolejne kroki
Mam nadzieję, że ten przewodnik rozjaśnił Ci proces legalnego zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce w 2025 roku. Jak widzisz, dzięki specustawie i przedłużonemu terminowi legalności pobytu, wiele formalności zostało uproszczonych, co pozwala na szybsze i sprawniejsze włączanie nowych pracowników do Twojego zespołu.
Najważniejsze wnioski na pierwszy rzut oka:
- Legalność pobytu do 30.09.2025: Obywatele Ukrainy objęci specustawą mogą legalnie przebywać i pracować w Polsce do tej daty.
- Uproszczona procedura: Dla tych osób nie jest wymagane zezwolenie na pracę, ale kluczowe jest powiadomienie urzędu pracy.
- Terminy są kluczowe: Pamiętaj o 14 dniach na powiadomienie urzędu pracy przez praca.gov.pl i 7 dniach na zgłoszenie do ZUS.
- Tłumaczenie umowy: Zapewnienie pracownikowi zrozumiałej wersji umowy to Twój obowiązek.
Z mojego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem dla pracodawców jest często początkowe przebrnięcie przez formalności. Jednak po pierwszym zatrudnieniu, kolejne stają się znacznie prostsze. Kluczem jest dokładne zapoznanie się z wymogami i skrupulatne przestrzeganie terminów. Pamiętaj, że dobrze przygotowany pracodawca to podstawa bezpiecznego i efektywnego biznesu.
A jakie są Twoje doświadczenia w zatrudnianiu pracowników z Ukrainy? Czy napotkałeś jakieś szczególne trudności lub znalazłeś skuteczne sposoby na ich pokonanie? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej!
