Zatrudnij Ukraińca w 2025: Praktyczny przewodnik krok po kroku

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to nadal temat budzący wiele pytań, jednak dzięki obowiązującym przepisom, proces ten może być znacznie prostszy, niż mogłoby się wydawać. Kluczową rolę odgrywa tutaj specustawa ukraińska, która została przedłużona i jej najważniejsze rozwiązania są z nami co najmniej do 30 czerwca 2026 roku. Pozwala ona na zastosowanie uproszczonej procedury, która jest najczęściej wybieraną ścieżką przez polskich pracodawców. W tym artykule przeprowadzę Was krok po kroku przez wszystkie kluczowe aspekty legalnego zatrudnienia naszych wschodnich sąsiadów, od podstawowych wymogów po potencjalne pułapki. Mam nadzieję, że ten przewodnik rozwieje wszelkie wątpliwości i pozwoli Wam sprawnie przejść przez ten proces.

Najważniejsze zmiany prawne, o których musisz wiedzieć

Przede wszystkim, muszę podkreślić, że przepisy tzw. specustawy ukraińskiej, które znacząco ułatwiły zatrudnianie obywateli Ukrainy, zostały ponownie przedłużone. Oznacza to, że kluczowe rozwiązania, w tym uproszczona procedura powiadomienia o zatrudnieniu, obowiązują co najmniej do 30 czerwca 2026 roku. To daje nam pewność i stabilność prawną, pozwalając na planowanie zatrudnienia w dłuższej perspektywie. Ta ustawa stanowi fundament dla większości przypadków legalnego zatrudnienia obywateli Ukrainy w Polsce, dlatego warto dobrze poznać jej założenia.

Status "UKR" a legalność pobytu: Fundament legalnej pracy

Podstawą do legalnego zatrudnienia obywatela Ukrainy w ramach uproszczonej procedury jest jego legalny pobyt w Polsce. Dla większości osób, które przybyły do naszego kraju po 24 lutego 2022 roku w związku z konfliktem, kluczowe jest posiadanie statusu "UKR" nadanego w rejestrze PESEL. Status ten potwierdza ich legalny pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jednakże, warto pamiętać, że nie jest to jedyna podstawa. Obywatele Ukrainy mogą również pracować legalnie, jeśli ich pobyt jest uregulowany na innej podstawie, na przykład posiadają ważną wizę, kartę pobytu lub inne zezwolenie, które uprawnia ich do pracy.

Kiedy specustawa nie wystarczy? Przegląd alternatywnych ścieżek

Choć specustawa ukraińska jest niezwykle pomocna, istnieją sytuacje, w których jej zastosowanie może nie być możliwe lub optymalne. W takich przypadkach pracodawca powinien rozważyć inne formy legalizacji pracy cudzoziemca. Do najpopularniejszych alternatyw należą:

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: Jest to rozwiązanie pozwalające na legalną pracę przez okres do 24 miesięcy. Wymaga ono wpisu do specjalnej ewidencji oświadczeń prowadzonej przez właściwy urząd pracy.
• Zezwolenie na pracę (Typ A): Jest to bardziej tradycyjna forma legalizacji zatrudnienia, wymagana w przypadku planowania długoterminowej współpracy, często jako kontynuacja pracy na podstawie oświadczenia. Procedura ta jest bardziej skomplikowana i czasochłonna.
• Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie): To najbardziej kompleksowe rozwiązanie, które jednocześnie legalizuje pobyt i pracę cudzoziemca, zazwyczaj na okres do 3 lat. Jest ono idealne dla pracodawców, którzy planują stabilną i długoterminową współpracę.

Każda z tych ścieżek ma swoje specyficzne wymagania i procedury, o których należy pamiętać.

Procedura uproszczona: Jak zatrudnić Ukraińca na podstawie powiadomienia?

Warunek #1: Sprawdzenie legalności pobytu jakie dokumenty są kluczowe?

Zanim dopuścisz obywatela Ukrainy do pracy na podstawie uproszczonej procedury, musisz upewnić się, że jego pobyt w Polsce jest legalny. Oto kluczowe dokumenty, które powinieneś zweryfikować:

1. Paszport: Podstawowy dokument tożsamości. Upewnij się, że jest ważny.
2. Dokument potwierdzający status "UKR" w PESEL: Jest to najczęstszy i najprostszy sposób potwierdzenia legalnego pobytu dla osób przybyłych po 24.02.2022 r. Status ten jest zazwyczaj widoczny w systemie informatycznym lub może być potwierdzony odpowiednim zaświadczeniem.
3. Wiza: Jeśli osoba przebywa na podstawie wizy (np. krajowej typu D), upewnij się, że jest ona ważna i uprawnia do pracy.
4. Karta pobytu lub inne zezwolenie: Jeśli obywatel Ukrainy posiada kartę pobytu lub inne zezwolenie na pobyt czasowy lub stały, które uprawnia do pracy, również jest to podstawa legalnego pobytu.

Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest weryfikacja tych dokumentów. Brak należytej staranności może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji.

Warunek #2: Umowa o pracę czy umowa zlecenie? Co wybrać i dlaczego?

Dobra wiadomość jest taka, że uproszczona procedura ze specustawy ukraińskiej obejmuje zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, w tym umowy zlecenia. Niezależnie od tego, na jaki rodzaj umowy się zdecydujesz, kluczowe jest, aby wynagrodzenie wypłacane pracownikowi nie było niższe niż obowiązujące w Polsce minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4626 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa to 27,70 zł brutto. Pamiętaj o tym, planując warunki zatrudnienia.

Powiadomienie przez praca.gov.pl: Praktyczny poradnik wypełniania formularza

Składanie "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" jest proste i odbywa się w pełni elektronicznie. Oto jak to zrobić krok po kroku:

1. Zaloguj się do portalu praca.gov.pl: Potrzebujesz Profilu Zaufanego lub innego sposobu uwierzytelnienia.
2. Znajdź odpowiedni formularz: Wyszukaj "Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy".
3. Wypełnij dane pracodawcy: Podaj informacje dotyczące Twojej firmy (nazwa, adres, NIP, REGON).
4. Wprowadź dane pracownika: Konieczne będą dane identyfikacyjne obywatela Ukrainy (imię, nazwisko, numer paszportu, obywatelstwo).
5. Określ warunki zatrudnienia: Wskaż rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy i wysokość wynagrodzenia.
6. Złóż powiadomienie: Po wypełnieniu wszystkich pól, wyślij formularz. Zostanie on automatycznie przekazany do właściwego powiatowego urzędu pracy.

Pamiętaj, że powiadomienie składasz do urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy.

Masz na to 14 dni! Jakie są konsekwencje przekroczenia terminu?

To bardzo ważny punkt: masz dokładnie 14 dni od dnia, w którym obywatel Ukrainy faktycznie rozpoczął pracę, na złożenie wspomnianego powiadomienia. Przekroczenie tego terminu jest traktowane bardzo poważnie przez przepisy prawa. W najlepszym wypadku, urząd pracy może nałożyć na Ciebie karę finansową. W najgorszym zatrudnienie może zostać uznane za nielegalne, co wiąże się z jeszcze poważniejszymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Dlatego zawsze pilnuj tego terminu!

Oświadczenie o powierzeniu pracy: Alternatywa dla specustawy

Czym różni się oświadczenie od powiadomienia ze specustawy?

Chociaż obie procedury służą legalizacji pracy cudzoziemców, istnieją między nimi istotne różnice. Oto porównanie kluczowych aspektów:

Aspekt	Powiadomienie (specustawa)	Oświadczenie o powierzeniu pracy
Podstawa prawna	Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy	Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
Okres legalnej pracy	Zazwyczaj do 30.06.2026 r. (zgodnie z obecnym brzmieniem specustawy)	Do 24 miesięcy
Wymagane dokumenty	Legalny pobyt obywatela Ukrainy (często status "UKR"), dane pracodawcy i pracownika, warunki zatrudnienia.	Dane pracodawcy i pracownika, warunki zatrudnienia, potwierdzenie legalności pobytu cudzoziemca (inne niż tylko status "UKR" w niektórych przypadkach). Wymaga wpisu do ewidencji oświadczeń.
Procedura	Elektroniczne powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 14 dni od podjęcia pracy.	Złożenie wniosku o wpis do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy. Urząd ma 7 dni na rozpatrzenie.
Dla kogo?	Głównie obywatele Ukrainy, którzy przybyli po 24.02.2022 r. i spełniają warunki specustawy.	Szerokie grono cudzoziemców, w tym obywatele Ukrainy, którzy nie kwalifikują się do specustawy lub gdy pracodawca chce "zarezerwować" pracownika.

24 miesiące legalnej pracy: Jakie korzyści daje to rozwiązanie?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest szczególnie korzystne w kilku sytuacjach. Po pierwsze, gdy obywatel Ukrainy nie spełnia warunków specustawy na przykład przybył do Polski przed 24 lutego 2022 roku i nie posiada statusu "UKR", ale jego pobyt jest legalny na innej podstawie. Po drugie, jest to doskonałe rozwiązanie, gdy planujesz dłuższą współpracę, sięgającą nawet 24 miesięcy, i chcesz mieć pewność, że Twój pracownik będzie mógł legalnie pracować przez ten okres, zanim ewentualnie złożysz wniosek o zezwolenie na pracę. Pozwala to na stabilne planowanie zasobów i uniknięcie przerw w zatrudnieniu.

Procedura uzyskania oświadczenia: Gdzie i jakie dokumenty złożyć?

Aby uzyskać możliwość zatrudnienia na podstawie oświadczenia, pracodawca musi złożyć wniosek o wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Wniosek ten składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Urząd pracy ma zazwyczaj 7 dni na rozpatrzenie wniosku i dokonanie wpisu. Kluczowe jest prawidłowe wypełnienie wszystkich wymaganych danych dotyczących zarówno pracodawcy, jak i przyszłego pracownika, a także określenie warunków zatrudnienia. Pamiętaj, że oświadczenie musi być zgodne z rzeczywistymi warunkami pracy.

Dłuższa współpraca: Zezwolenie na pracę i karta pobytu

Zezwolenie na pracę typu A: Kiedy jest niezbędne?

Jeśli planujesz zatrudnić obywatela Ukrainy na okres dłuższy niż 24 miesiące, lub jeśli pracownik nie kwalifikuje się do żadnej z uproszczonych procedur, prawdopodobnie będziesz potrzebować zezwolenia na pracę typu A. Jest to bardziej tradycyjna i złożona procedura, która wymaga wykazania, że na dane stanowisko nie ma chętnych kandydatów spośród obywateli Polski lub UE. Proces ten jest bardziej czasochłonny i wymaga zgromadzenia większej liczby dokumentów, ale pozwala na legalne zatrudnienie pracownika na dłuższy okres, często stanowiąc kontynuację po wygaśnięciu okresu pracy na podstawie oświadczenia.

Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę: Kompleksowe rozwiązanie na lata

Najbardziej kompleksowym i długoterminowym rozwiązaniem jest jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Pozwala ono cudzoziemcowi legalnie przebywać i pracować w Polsce przez okres do 3 lat. Jest to idealna opcja dla pracodawców, którzy planują stabilną, długoterminową współpracę i chcą zapewnić pracownikowi maksymalne bezpieczeństwo prawne. Procedura ta jest bardziej skomplikowana niż w przypadku oświadczenia czy powiadomienia, ale daje największą pewność i komfort obu stronom.

Jak przygotować się do dłuższej i bardziej skomplikowanej procedury?

Przygotowanie do procedury zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę wymaga staranności i cierpliwości. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Gromadzenie dokumentacji: Zacznij od zebrania wszystkich niezbędnych dokumentów, zarówno od pracodawcy (np. potwierdzenie prowadzenia działalności, dane firmy), jak i od pracownika (paszport, dokumenty potwierdzające kwalifikacje).
• Świadomość czasu oczekiwania: Procedury te mogą trwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Zaplanuj proces z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Konsultacja z urzędem pracy: Warto skontaktować się z lokalnym urzędem pracy, aby uzyskać dokładne informacje o wymaganych dokumentach i procedurach.
• Rozważenie pomocy prawnej: W przypadku bardziej skomplikowanych spraw, skorzystanie z usług prawnika specjalizującego się w prawie imigracyjnym może być bardzo pomocne.

Dobre przygotowanie to klucz do sukcesu w tych bardziej złożonych procesach.

Obowiązki pracodawcy: Co musisz wiedzieć?

Zgłoszenie do ZUS: Jak i w jakim terminie to zrobić?

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz obywatela Ukrainy na podstawie specustawy, oświadczenia czy zezwolenia na pracę, masz obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Masz na to 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Należy to zrobić poprzez złożenie odpowiednich formularzy zgłoszeniowych (np. ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Pamiętaj, że prawidłowe zgłoszenie do ZUS jest kluczowe dla legalności zatrudnienia i zapewnienia pracownikowi świadczeń.

Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku: Ile musisz zapłacić?

Jak już wspomniałem, wynagrodzenie obywatela Ukrainy, zatrudnionego na podstawie uproszczonej procedury, nie może być niższe niż minimalne krajowe. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4626 zł brutto. Minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i agencyjnych to 27,70 zł brutto. Upewnij się, że warunki finansowe w umowie są zgodne z tymi przepisami, aby uniknąć problemów prawnych.

Przechowywanie dokumentacji: Co musisz mieć w aktach pracowniczych?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest niezwykle ważne. W przypadku zatrudniania obywateli Ukrainy, powinieneś przechowywać między innymi:

• Kopie dokumentów potwierdzających legalność pobytu pracownika (np. paszport z wizą, karta pobytu, potwierdzenie statusu "UKR").
• Kopie złożonego powiadomienia lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, wraz z potwierdzeniem jego przyjęcia przez urząd pracy.
• Umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną.
• Dokumenty związane ze zgłoszeniem do ZUS.
• Wszelkie inne dokumenty wymagane przepisami prawa pracy.

Dobra organizacja dokumentacji pozwoli Ci uniknąć problemów w razie kontroli.

Informowanie urzędu o zmianach: Kiedy jest to Twój obowiązek?

Jako pracodawca masz obowiązek informować odpowiednie urzędy, najczęściej Powiatowy Urząd Pracy (PUP), o wszelkich istotnych zmianach dotyczących zatrudnienia obywatela Ukrainy. Dotyczy to między innymi:

• Zmiany warunków pracy lub płacy.
• Przedłużenia lub skrócenia okresu zatrudnienia.
• Ustania zatrudnienia.

Terminy i sposób informowania mogą się różnić w zależności od procedury, na podstawie której pracownik jest zatrudniony, dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne przepisy lub skonsultować się z urzędem.

Najczęstsze błędy i pułapki: Jak ich uniknąć?

Problem utraty statusu "UKR" przez pracownika: Co robić?

Jedną z częstszych pułapek jest utrata przez pracownika statusu "UKR". Dzieje się tak na przykład, gdy obywatel Ukrainy opuści Polskę na okres dłuższy niż 30 dni. W takiej sytuacji jego pobyt przestaje być uznawany za legalny na podstawie specustawy, co może skutkować utratą prawa do pracy. Jako pracodawca powinieneś być świadomy tego ryzyka. Jeśli dowiesz się o takiej sytuacji, powinieneś natychmiast zweryfikować status prawny pracownika i ewentualnie rozwiązać umowę lub podjąć kroki w celu legalizacji jego pobytu na innej podstawie. Nie możesz dopuścić do pracy osoby, która nie ma legalnego statusu pobytowego.

Niezgodność warunków pracy z powiadomieniem: Czym to grozi?

Kolejnym częstym błędem jest niezgodność faktycznych warunków pracy z tym, co zostało wskazane w złożonym powiadomieniu lub oświadczeniu. Dotyczy to przede wszystkim stanowiska, rodzaju wykonywanej pracy, wymiaru czasu pracy, a także wysokości wynagrodzenia. Jeśli pracownik wykonuje inne obowiązki niż zadeklarowane, lub jeśli jego wynagrodzenie jest niższe od zadeklarowanego, może to zostać uznane przez inspekcję pracy lub urząd pracy za nielegalne zatrudnienie. Zawsze upewnij się, że warunki pracy są zgodne z tym, co zgłosiłeś.

Brak pisemnej umowy przed dopuszczeniem do pracy: Poważne ryzyko

To absolutnie fundamentalna zasada prawa pracy, która dotyczy wszystkich pracowników, w tym obywateli Ukrainy. Musisz zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę (o pracę lub cywilnoprawną) przed dopuszczeniem go do jakiejkolwiek pracy. Dopuszczenie pracownika do pracy bez podpisanej umowy jest traktowane jako nielegalne zatrudnienie i wiąże się z wysokimi karami finansowymi. Nie pozwól sobie na takie zaniedbanie zawsze dopilnuj formalności przed rozpoczęciem współpracy.

Podsumowanie: Kluczowe wnioski dla pracodawcy

Checklista: Sprawdź, czy o wszystkim pamiętałeś

1. Weryfikacja legalności pobytu: Upewnij się, że obywatel Ukrainy przebywa w Polsce legalnie (status "UKR", wiza, karta pobytu).
2. Wybór procedury: Zdecyduj, czy stosujesz specustawę (powiadomienie), oświadczenie, czy zezwolenie na pracę.
3. Złożenie powiadomienia/wniosku: W ciągu 14 dni od podjęcia pracy złóż powiadomienie przez praca.gov.pl (specustawa) lub wniosek o wpis do ewidencji (oświadczenie).
4. Pisemna umowa: Zawrzyj pisemną umowę przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
5. Minimalne wynagrodzenie: Zapewnij wynagrodzenie nie niższe niż minimalne krajowe.
6. Zgłoszenie do ZUS: Zgłoś pracownika do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
7. Dokumentacja: Prowadź i przechowuj wymaganą dokumentację pracowniczą.
8. Informowanie urzędów: Informuj o zmianach w zatrudnieniu.

Przyszłość zatrudnienia: Jakie zmiany mogą nas czekać po 2026 roku?

Obecne przepisy, w tym kluczowe rozwiązania specustawy ukraińskiej, obowiązują do połowy 2026 roku. Co będzie dalej? Trudno przewidzieć z całą pewnością. Możliwe są kolejne przedłużenia obecnych regulacji, ale równie dobrze możemy spodziewać się zmian w kierunku bardziej standardowych procedur imigracyjnych. Niezależnie od tego, jakie zmiany przyniesie przyszłość, kluczowe będzie śledzenie aktualizacji prawnych i dostosowywanie się do nowych wymogów. Jako pracodawcy, musimy być elastyczni i otwarci na ewolucję przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

Przeczytaj również: Likwidacja stanowiska: Po jakim czasie można zatrudnić? | Kodeks pracy

Twoja ścieżka do legalnego zatrudnienia: Kluczowe wnioski i następne kroki

Gratulacje! Przeszliśmy razem przez meandry legalnego zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce. Mam nadzieję, że ten przewodnik rozwiał Twoje wątpliwości i dostarczył praktycznych wskazówek, które pozwolą Ci sprawnie przeprowadzić ten proces, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pamiętaj, że kluczem jest zrozumienie dostępnych ścieżek od uproszczonego powiadomienia po dłuższe zezwolenia oraz skrupulatne dopełnienie formalności.

• Uproszczona procedura na podstawie specustawy (powiadomienie przez praca.gov.pl) jest najszybszą drogą dla wielu pracowników.
• Zawsze weryfikuj legalność pobytu pracownika i upewnij się, że jego warunki pracy są zgodne z deklaracjami.
• Pamiętaj o terminach 14 dni na powiadomienie i 7 dni na zgłoszenie do ZUS to absolutne minimum.
• Dłuższa współpraca może wymagać skorzystania z oświadczenia lub zezwolenia na pracę, co wiąże się z bardziej złożonymi procedurami.

Z mojego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem jest często samo rozpoczęcie procesu i przełamanie bariery informacyjnej. Jednak, jak pokazaliśmy, system oferuje narzędzia, które mogą znacząco ułatwić zatrudnienie. Najważniejsze to działać metodycznie i nie bać się pytać, jeśli coś jest niejasne. W mojej praktyce kluczowe było zawsze dokładne zapoznanie się z dokumentami i terminami to procentuje i pozwala uniknąć kosztownych błędów.

A jakie są Twoje doświadczenia z zatrudnianiem obywateli Ukrainy? Czy napotkałeś jakieś nieoczekiwane trudności lub znalazłeś szczególnie skuteczne rozwiązania? Podziel się swoją opinią w komentarzach poniżej!