Ten artykuł to kompleksowy przewodnik dla polskich pracodawców, którzy chcą legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy w 2025 roku. Dowiesz się z niego, jak krok po kroku przejść przez uproszczoną procedurę, jakie dokumenty są potrzebne i na co zwrócić szczególną uwagę, by działać zgodnie z obowiązującym prawem, w tym ze specustawą.
Zatrudnienie Ukraińca w 2025 kluczowe zasady dla pracodawców
- Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy nadal obowiązuje, umożliwiając uproszczone zatrudnienie na podstawie powiadomienia.
- Pracodawca musi zgłosić powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy elektronicznie przez praca.gov.pl w ciągu 14 dni od podjęcia pracy.
- Podstawą legalnego zatrudnienia jest legalny pobyt pracownika w Polsce, weryfikowany na podstawie dokumentów.
- Umowa o pracę lub zlecenie musi być zawarta w formie pisemnej, zrozumiała dla pracownika i gwarantować warunki nie gorsze niż dla Polaków, w tym minimalne wynagrodzenie w 2025 roku.
- Standardowe obowiązki, takie jak zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni, pozostają niezmienione.
Specustawa nadal obowiązuje: fundament legalnej pracy
Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, powszechnie znana jako specustawa, pozostaje kluczowym filarem legalnego zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce. Jej znaczenie w 2025 roku jest nie do przecenienia, ponieważ nadal umożliwia ona stosowanie uproszczonych procedur. Na mocy tej ustawy, pobyt osób, które przybyły do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z agresją Federacji Rosyjskiej, jest legalny. Co istotne, przepisy te zostały przedłużone, co oznacza, że uproszczone zasady zatrudnienia nadal obowiązują, dając polskim przedsiębiorcom pewność prawną i ułatwiając rekrutację.
Kto dokładnie może skorzystać z uproszczonych zasad?
Uproszczona procedura zatrudnienia na podstawie specustawy dotyczy przede wszystkim tych obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy od 24 lutego 2022 roku. Jest to kluczowe rozróżnienie, ponieważ dla osób, które przebywały w Polsce już wcześniej lub przybyły z innych państw, mogą obowiązywać standardowe procedury dotyczące zatrudniania cudzoziemców, wymagające na przykład uzyskania zezwolenia na pracę. Zawsze warto upewnić się, czy dany kandydat spełnia kryteria określone w specustawie.
Legalny pobyt, czyli warunek numer jeden, od którego musisz zacząć
Zanim w ogóle pomyślisz o podpisaniu umowy, musisz mieć absolutną pewność, że Twój przyszły pracownik posiada legalny pobyt na terytorium Polski. To fundamentalny warunek, bez którego zatrudnienie jest niemożliwe. W przypadku obywateli Ukrainy objętych specustawą, legalność pobytu potwierdza przede wszystkim posiadanie numeru PESEL ze statusem "UKR". Jednakże, legalny pobyt może być również udokumentowany innymi dokumentami, takimi jak ważna wiza (np. krajowa typu D), karta pobytu (np. karta stałego pobytu, karta pobytu rezydenta długoterminowego UE) lub inne dokumenty potwierdzające prawo do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Weryfikacja tych dokumentów to Twój pierwszy i najważniejszy krok.
Krok po kroku: Jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy na uproszczonych zasadach?
Krok 1: Weryfikacja dokumentów: sprawdź, zanim podpiszesz umowę
Przed zawarciem jakiejkolwiek umowy, kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej weryfikacji dokumentów potencjalnego pracownika. Powinieneś upewnić się, że osoba, którą chcesz zatrudnić, spełnia wymogi prawne. Oto lista dokumentów, które warto sprawdzić:
- Numer PESEL ze statusem "UKR": Jest to najczęstszy i najprostszy sposób potwierdzenia legalności pobytu w ramach specustawy.
- Paszport: W przypadku obywateli Ukrainy, paszport jest podstawowym dokumentem tożsamości.
- Karta pobytu: Jeśli pracownik posiada kartę pobytu, potwierdza ona jego prawo do legalnego przebywania w Polsce.
- Wiza: W niektórych przypadkach, wiza (np. krajowa typu D) może być podstawą legalnego pobytu.
Ta weryfikacja jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także zabezpieczeniem dla Ciebie jako pracodawcy. Pozwala uniknąć potencjalnych problemów związanych z zatrudnieniem osoby, która nie posiada uprawnień do legalnej pracy w Polsce. Pamiętaj, że działanie w dobrej wierze i dopełnienie formalności chroni Cię przed konsekwencjami.
Krok 2: Podpisanie umowy: jaka forma jest najlepsza i dlaczego musi być zrozumiała dla pracownika?
Po pozytywnej weryfikacji dokumentów, kolejnym krokiem jest zawarcie umowy. Może to być umowa o pracę lub umowa zlecenia, w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Niezależnie od rodzaju umowy, musi ona spełniać kilka kluczowych wymogów:
- Forma pisemna: Umowa musi zostać sporządzona na piśmie.
- Zrozumiałość dla pracownika: Kluczowe jest, aby treść umowy była w pełni zrozumiała dla obywatela Ukrainy. Zaleca się sporządzenie umowy w języku polskim i ukraińskim lub zapewnienie profesjonalnego tłumaczenia.
- Warunki zatrudnienia: Warunki pracy i płacy nie mogą być mniej korzystne niż te, które przysługują polskim pracownikom na analogicznych stanowiskach.
- Minimalne wynagrodzenie: Wynagrodzenie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym z minimalnym wynagrodzeniem za pracę lub minimalną stawką godzinową. W 2025 roku obowiązują nowe, wyższe stawki, które należy bezwzględnie uwzględnić.
Krok 3: Zgłoszenie online przez praca.gov.pl: kluczowy obowiązek w 14 dni
Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy w ramach uproszczonej procedury jest złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Jest to formularz PSZ-PPWPU, który należy złożyć wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Masz na to 14 dni od daty, w której pracownik faktycznie rozpoczął wykonywanie pracy. Niewypełnienie tego obowiązku w terminie może skutkować problemami prawnymi, dlatego warto zaplanować ten krok z odpowiednim wyprzedzeniem.
Krok 4: Rejestracja w ZUS: nie zapomnij o standardowych formalnościach
Pamiętaj, że uproszczona procedura powiadomienia przez praca.gov.pl nie zwalnia Cię z podstawowych obowiązków względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nadal masz obowiązek zgłoszenia zatrudnionego obywatela Ukrainy do odpowiednich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Zgłoszenia tego należy dokonać w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jest to standardowa procedura, która obowiązuje przy zatrudnianiu każdego pracownika.
Powiadomienie przez praca.gov.pl: Jak bezbłędnie wypełnić formularz?
Jakie dane pracodawcy i pracownika będą Ci potrzebne?
Aby prawidłowo wypełnić formularz powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy na portalu praca.gov.pl, potrzebne będą Ci precyzyjne dane zarówno Twojej firmy, jak i zatrudnianej osoby. Oto zestawienie niezbędnych informacji:
| Dane pracodawcy | Dane pracownika |
|---|---|
| Nazwa firmy | Imię i nazwisko |
| Adres siedziby firmy | Numer PESEL (jeśli posiada) |
| NIP firmy | Numer dokumentu tożsamości (np. paszportu) |
| Numer REGON firmy | Obywatelstwo |
| Dane osoby reprezentującej pracodawcę (imię, nazwisko, stanowisko) | Informacje o celu pobytu w Polsce (np. status UKR) |
| Dane kontaktowe pracodawcy (telefon, e-mail) | Adres zamieszkania w Polsce |
| Forma prawna prowadzenia działalności | Informacje o umowie (typ, stanowisko, data rozpoczęcia pracy, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie) |
Najczęstsze błędy przy składaniu powiadomienia i jak ich unikać
Podczas składania powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, pracodawcy popełniają pewne powtarzające się błędy. Aby ich uniknąć, warto zapoznać się z poniższymi wskazówkami:
- Przekroczenie 14-dniowego terminu: Jest to jeden z najczęstszych błędów. Pamiętaj, że masz dokładnie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez Ukraińca na złożenie powiadomienia. Nie zwlekaj z tym do ostatniej chwili.
- Błędne dane pracownika lub pracodawcy: Upewnij się, że wszystkie dane są wpisane poprawnie, zwłaszcza numery PESEL, NIP czy dane kontaktowe. Literówka może spowodować problemy.
- Brak weryfikacji legalności pobytu: Zanim złożysz powiadomienie, musisz mieć pewność, że pracownik posiada legalny pobyt. Złożenie powiadomienia dla osoby bez uprawnień jest bezcelowe i może prowadzić do sankcji.
- Niewłaściwy typ umowy lub stanowiska: Formularz wymaga precyzyjnego określenia rodzaju powierzanej pracy. Upewnij się, że wpisujesz poprawne dane.
- Niezrozumiały język umowy: Choć nie jest to błąd formalny formularza, pamiętaj o obowiązku zapewnienia pracownikowi zrozumienia warunków zatrudnienia.
Czy otrzymam potwierdzenie? Co stanowi dowód legalnego zatrudnienia?
Po pomyślnym złożeniu powiadomienia przez portal praca.gov.pl, system wygeneruje dla Ciebie elektroniczne potwierdzenie. Ten dokument jest kluczowy stanowi on oficjalny dowód dopełnienia przez Ciebie formalności związanych z powierzeniem pracy obywatelowi Ukrainy. Przechowuj je starannie, ponieważ może być potrzebne w przypadku kontroli lub weryfikacji.
Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu Ukraińca: O tym nie możesz zapomnieć
Wynagrodzenie i warunki pracy: zasada równego traktowania w praktyce
Polskie prawo pracy jasno stanowi o zasadzie równego traktowania. Oznacza to, że obywatel Ukrainy, którego zatrudniasz, ma prawo do takich samych warunków pracy i płacy, jakie przysługują polskim pracownikom wykonującym podobne obowiązki. Dotyczy to nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale także dodatków, premii, czasu pracy, urlopów czy szkoleń. Pamiętaj, że w 2025 roku obowiązuje podwyższone minimalne wynagrodzenie, które musi być bezwzględnie respektowane.
Przechowywanie dokumentacji: co i jak długo musisz trzymać w aktach?
Po zatrudnieniu obywatela Ukrainy, podobnie jak w przypadku innych pracowników, musisz prowadzić jego akta osobowe i przechowywać odpowiednią dokumentację. Do kluczowych dokumentów należą:
- Kopia powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy złożonego na praca.gov.pl.
- Umowa o pracę lub umowa zlecenia.
- Dokumenty potwierdzające legalność pobytu pracownika w Polsce.
- Potwierdzenie zgłoszenia pracownika do ZUS.
- Inne dokumenty związane z zatrudnieniem (np. świadectwa pracy, zaświadczenia).
Ogólne zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązują również w tym przypadku. Dokumenty te należy przechowywać przez okresy wskazane w przepisach Kodeksu pracy, które zazwyczaj wynoszą od 3 do 50 lat, w zależności od rodzaju dokumentu i daty jego powstania.
Informowanie urzędu o zmianach: Kiedy musisz zaktualizować zgłoszenie?
Twoje obowiązki jako pracodawcy nie kończą się na złożeniu pierwszego powiadomienia. Masz również obowiązek informowania właściwego urzędu pracy o wszelkich istotnych zmianach dotyczących zatrudnienia obywatela Ukrainy. Dotyczy to sytuacji takich jak:
- Zmiana warunków pracy lub płacy (np. zmiana stanowiska, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy).
- Rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę lub umowy zlecenia.
- Przedłużenie okresu wykonywania pracy.
Informacje o tych zmianach należy przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej w określonych terminach, zazwyczaj w ciągu kilku dni od zaistnienia danej okoliczności.
Kiedy uproszczona procedura to za mało? Sytuacje wymagające zezwolenia na pracę
Pracownik przebywał w Polsce przed lutym 2022: co wtedy?
Specustawa i związane z nią uproszczone procedury dotyczą przede wszystkim obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku. Jeśli Twój potencjalny pracownik z Ukrainy przebywał w Polsce już wcześniej, na przykład na podstawie wizy pracowniczej lub innego pozwolenia na pobyt, i nie jest objęty przepisami specustawy, jego zatrudnienie może wymagać bardziej standardowych procedur. W takich przypadkach konieczne może być uzyskanie standardowego zezwolenia na pracę typu A, B, C, D lub S, albo złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które następnie jest wpisywane do ewidencji oświadczeń prowadzonych przez powiatowe urzędy pracy.
Różnice między powiadomieniem a klasycznym zezwoleniem na pracę
Uproszczona procedura powiadomienia i klasyczne zezwolenie na pracę różnią się pod wieloma wzgludkami, co warto zrozumieć, aby wybrać właściwą ścieżkę:
| Powiadomienie o powierzeniu pracy (na podstawie specustawy) | Zezwolenie na pracę |
|---|---|
| Dotyczy obywateli Ukrainy przybyłych po 24.02.2022. | Dotyczy większości cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy nieobjętych specustawą. |
| Procedura uproszczona, oparta na powiadomieniu online. | Procedura bardziej złożona, wymagająca wniosku i analizy przez urząd pracy. |
| Brak opłat za wydanie zezwolenia. | Wymaga uiszczenia opłaty za wydanie zezwolenia. |
| Termin na złożenie powiadomienia: 14 dni od podjęcia pracy. | Czas oczekiwania na decyzję może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. |
| Weryfikacja głównie przez pracodawcę (legalny pobyt). | Weryfikacja przez urząd pracy (m.in. analiza rynku pracy, sytuacja pracodawcy). |
Legalizacja pracy a legalizacja pobytu: co pracodawca powinien wiedzieć o karcie pobytu?
Jak Twoja firma może pomóc pracownikowi w uzyskaniu karty pobytu czasowego?
Chociaż proces uzyskiwania karty pobytu czasowego leży w gestii samego pracownika, jako pracodawca możesz znacząco wesprzeć go w tym procesie. Twoja pomoc może polegać na dostarczeniu niezbędnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, takich jak na przykład: aktualna umowa o pracę lub umowa zlecenia, zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, kopia złożonego powiadomienia o powierzeniu pracy, a także opinia o pracowniku. Posiadanie stabilnego zatrudnienia jest jednym z kluczowych argumentów przemawiających za przychylnym rozpatrzeniem wniosku o kartę pobytu.
Czy stabilne zatrudnienie ułatwia legalizację pobytu w Polsce?
Tak, stabilne i udokumentowane zatrudnienie jest jednym z najważniejszych czynników ułatwiających obywatelowi Ukrainy uzyskanie karty pobytu czasowego w Polsce. Długoterminowa umowa o pracę, zwłaszcza na czas nieokreślony, świadczy o stabilności finansowej i zaangażowaniu pracownika w życie zawodowe w Polsce. Jest to silny argument dla urzędników wydających decyzje w sprawach pobytowych, ponieważ pokazuje, że cudzoziemiec ma solidne podstawy do pozostania w kraju i przyczynia się do polskiej gospodarki.
Przeczytaj również: Zaświadczenie o zatrudnieniu: Kiedy jest potrzebne? Sprawdź listę
Twoja droga do zatrudnienia pracownika z Ukrainy: kluczowe wnioski i kolejne kroki
Mam nadzieję, że ten przewodnik rozwiał Twoje wątpliwości i pokazał, że legalne zatrudnienie obywatela Ukrainy w 2025 roku, dzięki obowiązującym przepisom, jest procesem znacznie prostszym, niż mogłoby się wydawać. Przeszliśmy przez wszystkie kluczowe etapy od weryfikacji dokumentów, przez zawarcie umowy, aż po niezbędne zgłoszenia do urzędu pracy i ZUS. Pamiętaj, że kluczem jest dokładność i terminowość.
- Kluczowa jest specustawa: Nadal stanowi ona podstawę do uproszczonego zatrudnienia obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24.02.2022.
- Terminowość zgłoszeń: Pamiętaj o 14-dniowym terminie na powiadomienie o zatrudnieniu przez praca.gov.pl oraz 7-dniowym na zgłoszenie do ZUS.
- Legalny pobyt to podstawa: Zawsze weryfikuj dokumenty potwierdzające legalny pobyt kandydata przed podpisaniem umowy.
- Równe traktowanie: Zapewnij pracownikowi warunki pracy i płacy nie gorsze niż polskim pracownikom.
Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej obaw budzi właśnie początek procesu pierwszy kontakt, weryfikacja dokumentów, pierwsze formalności. Jednak z każdym kolejnym zatrudnieniem staje się to coraz prostsze. Pamiętaj, że dokładne zapoznanie się z przepisami i skrupulatne dopełnienie formalności to najlepsza inwestycja w spokój Twojego biznesu i dobre relacje z pracownikiem. Nie bój się pytać, jeśli masz wątpliwości lepiej upewnić się raz, niż potem mierzyć się z konsekwencjami.
Jakie są Twoje doświadczenia z zatrudnianiem obywateli Ukrainy? Czy napotkałeś jakieś szczególne wyzwania, o których warto wspomnieć? Podziel się swoją opinią w komentarzach!
